Pagos a terceros: ¿de qué tratan y cómo hacerlos?

Los pagos a terceros son una parte fundamental de las operaciones de cualquier empresa y un reflejo de su capacidad financiera. Se consideran una inversión que genera beneficios a largo plazo. Pero entremos más en detalles. Repasemos algunos consejos prácticos para mejorar la gestión de pagos y cómo hacerla más eficiente, fácil y segura.

Cuando hablamos de pagos a terceros, nos referimos a cualquier transacción monetaria que una organización realiza hacia una persona externa. Estas entidades, conocidas como ‘terceros’, incluyen a cualquier persona o empresa que no forma parte de la estructura interna de la organización. Algunos ejemplos de pago a terceros pueden ser:

• Pago a un proveedor por la compra de materias primas.
• Pago de impuestos al gobierno.
• Pago de alquiler de un local comercial.
• Pago de comisiones a un agente de ventas.  
• Pago de nómina a empleados de una empresa de subcontratación.

En cada caso, la empresa ha adquirido un compromiso de pago que debe saldar dentro del margen legal establecido. Esto significa que, antes de efectuar el desembolso, tiene que asegurarse de cumplir con ciertos aspectos legales; por ejemplo, debe existir un contrato entre las partes que detalle los servicios prestados, el precio acordado y otras condiciones. Igualmente, es imprescindible la presencia de facturas y comprobantes fiscales con la debida retención de impuestos.

Los pagos a terceros son inevitables en cualquier empresa; además, pueden generar mucha tensión si no se gestionan debidamente. Así que, repasemos algunos consejos para mejorar este proceso y, con ello, hacer un uso eficiente del capital de trabajo.

Una estrategia sencilla y efectiva que se puede aplicar en casi toda organización consiste en negociar mejores condiciones de pago. Por lo general, los proveedores y otros terceros están dispuestos a extender los plazos de pago a sus clientes. Esto le da a la empresa tiempo suficiente para generar los ingresos que usará en el pago de sus facturas.

Además de acordar plazos de pago más flexibles, la empresa hace bien en implementar medidas para controlar sus gastos. Evitar gastos innecesarios garantiza un flujo de efectivo constante que puede redirigirse para cumplir con las obligaciones de pago. Entre las políticas de control de gastos y optimización de costos que siempre funcionan destacan las siguientes:

• Clasificar los gastos en categorías y asignarles un presupuesto fijo.
• Exigir la presencia de comprobantes necesarios (facturas, recibos) para comprobar los gastos.
• Usar un mínimo de tarjetas empresariales para separar los gastos personales y de negocios.
• Revisar cada cierto tiempo los contratos con proveedores para encontrar costos que se puedan reducir.
• Hacer un seguimiento del inventario para evitar el exceso de productos o la compra de artículos innecesarios.
• Implementar un seguimiento de gastos y realizar auditorías regularmente para identificar y evitar las fugas de dinero.

Las empresas también pueden utilizar diversas herramientas para convertir los pagos a terceros en un proceso fácil y seguro. Por un lado, están las soluciones de pago electrónico, como las transferencias bancarias y las aplicaciones móviles de pago. Además de agilizar el proceso, estos sistemas facilitan el registro y seguimiento de las transacciones realizadas.

Por otro lado, cada vez más organizaciones están apostando por el uso de herramientas tecnológicas para automatizar sus pagos. En este sentido, los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (software ERP) resultan muy útiles para gestionar sus distintas operaciones. Entre ellas, están las tareas de ordenar y programar pagos, emitir recordatorios para fechas límite y generar informes de liquidez.  

Otra opción para agilizar las cuentas por pagar consiste en contratar los servicios de una plataforma o pasarela de pago digital. Estos aliados financieros facilitan las transacciones entre clientes y empresas transfiriendo fondos entre ellos de forma directa. Además, verifican que cada ‘tercero’ esté aplicando las debidas retenciones y haciendo las aportaciones al sistema de seguridad social. 

Sin duda, aprovechar estas y otras tecnologías representa una ventaja competitiva importante para pequeñas y medianas empresas. No solo cumplirán a tiempo con sus compromisos de pago, sino que lo harán de forma segura.

Por supuesto, sin importar el sistema implementado, es necesario hacer auditorías regulares para identificar posibles riesgos o acciones inusuales. Además, conviene limitar el acceso a la información financiera solo a personal competente y debidamente autorizado.

En conclusión, optimizar los pagos a terceros es una inversión que genera beneficios a largo plazo para cualquier persona . Solo hay que aplicar las estrategias correctas y aprovechar las herramientas disponibles para su gestión. Así, usted sentirá la tranquilidad que resulta de saldar sus deudas de forma efectiva, fácil y segura.

Referencias bibliográficas

• Be Awere 360. (2024, 3 de junio). Cómo optimizar costos para maximizar tus ganancias. https://www.beaware360.com/noticias/como-optimizar-costos/
• Raposo, M. (2024, 24 de julio). Guía para la optimización de los pagos. Ecommerce-news.es. https://ecommerce-news.es/guia-para-la-optimizacion-de-los-pagos/
• Risks International. (2024, 2 de mayo). Vínculos con Terceros: Es clave para Oficiales de Cumplimiento. https://www.risksint.com/compliance/vinculos-con-terceros-es-clave-para-oficiales-de-cumplimiento/
• Stripe. (2023, 6 de septiembre). Optimización de los pagos: seis estrategias para las empresas. https://stripe.com/es/resources/more/payment-optimization-strategies-for-businesses