Optimización de procesos: ¿Qué es y su importancia en la empresa?

¿La optimización de procesos ayuda a las empresas a operar mejor? La respuesta es, sí. Una mejora en los procesos internos podría incrementar la eficiencia, reducir costos y mejorar la operación. Es necesario, entonces, revisar constantemente operaciones para maximizar el rendimiento a través de un plan de acción.

Aunque podría parecer que solo las grandes compañías pueden darse el lujo de hacer una optimización en sus procesos, es un error. Dicha metodología está al alcance de todo tipo de negocio.

Los negocios son el producto de sus procesos (UNIR, 2023). Se entiende por proceso al conjunto de tareas que se ejecutan para alcanzar un objetivo. Por ejemplo, una venta es el resultado de un proceso.

Sin embargo, estas acciones no son perfectas. Es por eso que constantemente se debe realizar una optimización de procesos. Dicha práctica está orientada a la gestión de proyectos. Su objetivo es incrementar la eficiencia al detectar errores y corregirlos a través de una auditoría interna. Cabe mencionar que las empresas enfrentan desafíos complejos, por lo que hay que ser muy eficientes en los costos (Valente, Soulé y Paci, 2023). 

Rappi, la empresa de entrega de productos a domicilio, ha crecido en América Latina y en Colombia. La razón es porque no dejan de innovar y usan la optimización de procesos (Rodríguez y Musiani, 2023).

Por ejemplo, implementaron un sistema de bodegas en distintos puntos de las ciudades. Esto garantiza entregas en menos de 10 minutos, incrementando así la satisfacción del cliente.

El anterior es solo un ejemplo, pero la optimización en los procesos tiene estos beneficios (UNIR, 2023):

• Reducen riesgos.
• Las operaciones se agilizan.
• Los costos podrían reducirse.
• Aumenta la calidad.
• Hay un incremento en la productividad.

Al preguntarnos qué es productividad, suele resonar el concepto de optimización de procesos. Sin embargo, hay que entender que para aplicarlos es recomendable seguir un método (UNIR, 2O23):

• Investigación: identificar procesos que fallan con base en indicadores de productividad.
• Planeación: diseñar un diagrama de flujo que evite la falla. 
• Capacitar al personal y volver a montar el proceso.

A continuación, explicamos algunos modelos concretos.

El principal ejemplo de Lean Manufacturing es Toyota porque ellos la desarrollaron (Centro de formación técnica para la industria, s.f.). Una de sus características es que pone la satisfacción del cliente al centro; por lo tanto, se considera desperdicio todo aquello que no sume valor agregado. Tiene la ventaja de que se incrementa la productividad. Entre sus desventajas destaca que podría implicar cambios bruscos.

Suele implementarse en el área de producción porque se centra en minimizar las pérdidas. (Amper, s.f.); por ejemplo, diseñando un flujo continuo donde cada trabajador realiza una tarea específica. Esto ayuda a reducir el inventario y los tiempos de entrega.

La empresa General Electric popularizó el método Six Sigma (CoworkingFY). Se enfoca en reducir al máximo fallos en los productos o servicios. Su característica es que busca solucionar los problemas de raíz. Entre sus ventajas destaca que se incrementa el ROI, pero requiere estructuras de liderazgo verticales.

Por ejemplo, podría implementarse en la atención al cliente (Six Sigma Daily, 2022). La idea es analizar el flujo de trabajo para eliminar pasos redundantes. Una práctica usual es la implementación IA para responder preguntas frecuentes.

El Método Kaizen fue desarrollado en Japón y se centra en una mejora continua (Laoyan, 2024). Propone acciones pequeñas en la cadena de valor y busca ser atemporal e involucrar a todos los empleados. Puede traer un crecimiento sostenido, pero su desventaja es que los primeros resultados podrían tardar.

Por ejemplo, si se quiere usar este método para mejorar la logística, se podrían agendar los horarios de traslados en los momentos de menor tránsito (Acosta, 2023). Con este sencillo cambio se mejoraría la movilidad.

Algunas herramientas de utilidad son (Enxenio, 2024):

• Softwares de gestión.
• Herramientas de automatización de tareas repetitivas.
• Un ERP (Enterprise Resource Planning).
• CRM (Customer Relationship Management).

La optimización de procesos es una práctica constante en las empresas porque permite detectar fallos. Es mucho más fácil (y barato) prevenir que curar. Es necesario, entonces, acostumbrarse a realizar auditorías internas que permitan actuar rápido. Hay varias metodologías, pero siempre se debe partir de una investigación.

Como consejo, las empresas deben capacitar a su equipo en la identificación temprana de fallos y crear un plan de acción.

En conclusión, vale la pena invertir tiempo y recursos en este proceso, pues impacta directamente en la productividad.

Referencias bibliográficas

• Acosta, M. (2023). Cómo empezar a aplicar los principios Kaizen en la cadena de suministro y logística. Mexico Logistics. https://mexicomlogistics.com/es/como-empezar-a-aplicar-los-principios-kaizen-en-la-cadena-de-suministro-y-logistica/
• Amper. (Sin Fecha). 9 Real-Life Lean Manufacturing Examples. https://www.amper.xyz/post/lean-manufacturing-examples
• Enxenio. (2024). Optimización de procesos de negocio mediante la tecnología: claves para el éxito. https://www.enxenio.es/es/post/optimizacion-de-procesos-de-negocio-mediante-la-tecnologia-claves-para-el-exito
• Centro de formación técnica para la industria. (Sin Fecha). Lean Manufacturing: qué es, principios, herramientas y ejemplos. https://www.cursosaula21.com/que-es-lean-manufacturing/
• CoworkingFY. (Sin Fecha). Metodología Six Sigma | Qué es y cómo puede ayudar en la gestión de calidad. https://coworkingfy.com/metodologia-six-sigma/
• Laoyan, S. (2024). Método Kaizen: la guía para la mejora continua en las empresas. Asana. https://asana.com/es/resources/continuous-improvement
• Rodríguez, D. y Musiani, L. (2023). Rappi: la evolución de un modelo de negocios que impactará la logística de Latinoamérica. https://americasmi.com/insights/evolucion-modelo-de-negocio-rappi-impacto-logistica-latinoamerica/
• Six Sigma Daily. (2022). Using Six Sigma to Drive Better Customer Experience. https://www.sixsigmadaily.com/using-six-sigma-to-drive-better-customer-experience/
• UNIR. (2023). La importancia de la mejora de los procesos en una compañía. https://www.unir.net/revista/empresa/mejora-procesos-optimizacion/
• Valente, E., Soulé V. y Paci F. (2023). Desafíos y tendencias para las empresas en Latinoamérica. Ey. https://www.ey.com/es_ar/insights/desafios-tendencias-empresas-latinoamerica