Método Kaizen: tips para implementarlo y mejorar la productividad

El método Kaizen es una estrategia japonesa, según la cual los grandes objetivos se logran con pequeñas acciones implementadas de manera continua. Su nombre proviene de los términos kai (cambio) y zen (para mejorar). Si bien puede aplicarse a cualquier área de la vida, cada vez más empresas la utilizan para aumentar su productividad.

¿Busca optimizar la administración de su empresa? Conozca cómo implementar esta filosofía de forma práctica.

El sistema Kaizen consiste en realizar pequeñas mejoras de forma constante y sistemática. Al aplicarse a la gestión de proyectos le permitirá realizar cambios que conlleven a mejoras en los procesos, en especial, cuando se trata de cambiar un proceso administrativo.

De forma que, si se guía por sus 5 principios, o “5S”, podrá diseñar un plan de acción para optimizar la gestión de su empresa. Además, podrá alcanzar las metas organizacionales con menor cantidad de recursos y mejores resultados.

A continuación, le hablamos de cada uno de los principios: (Zalazar, 2023):

Consiste en clasificar los procesos y recursos para diferenciar lo que sirve de lo que no. Después de ello, es ideal quedarse con lo que resulte estrictamente necesario para el día a día de la organización.

Estas son algunas actividades que puede realizar en la fase Seiri:

• Reducir los archivos de su empresa (papeles, registros contables antiguos, listas de clientes o proveedores que ya no necesite,etc.).
• Eliminar actividades innecesarias en sus procesos y reducir periodos de latencia.
• Redistribuir las responsabilidades para que cada sector esté a cargo de la persona más capacitada para ese puesto.

Este principio se basa en el orden. De manera que, es clave asignar una ubicación, función y nombre precisos a cada proceso u objeto. Esto lo ayudará a reducir el tiempo de búsqueda al momento de realizar una tarea.

Todos los colaboradores deben saber dónde encontrar los insumos necesarios para hacer su trabajo.

Consiste en estudiar al detalle los procesos administrativos para detectar errores y solucionarlos a tiempo. Además, establece que las áreas de trabajo deben mantenerse limpias en forma diaria para reducir los riesgos laborales e incrementar la calidad de los procesos.

¿Tiene instalado un software que ya no utiliza? ¿Hay registros contables que no cuadraron en la última auditoría? ¿Conserva mercancías caducadas o máquinas sin reparar? Si es así, le sugerimos realizar una “limpieza” en todo sentido.

Este es uno de los principales estados del método aplicado a empresas. Consiste en estandarizar los procesos para incrementar la productividad y asegurar mejores trabajadores, insumos y equipamiento para llevarla adelante.

Con base en lo anterior, podría lograr destacarse de la competencia llevando a que su marca sea una de las líderes del mercado gracias a su calidad.

Es el principio de autodisciplina según el cual los miembros de la organización deben aplicar el método sin interrupciones para obtener resultados. En este sentido, es clave comunicar a todos sus colaboradores los cambios que desea hacer.

A continuación, puede implementar un sistema de registro manual o digital que le permita hacer un seguimiento de las mejoras. Por ejemplo, una planilla a llenar en forma diaria.

Muchas compañías reconocidas han aplicado este método en su gestión administrativa con excelentes resultados. Conozca algunos casos de éxito que le servirán de inspiración para su negocio:

La reconocida empresa automotriz busca fabricar vehículos casi a demanda para satisfacer rápidamente las necesidades de sus clientes. Por eso, para lograrlo, implementa la estrategia Kaizen en la optimización de su producción. Con ello, logra que cada automóvil sea mejor que el anterior.

Es una compañía líder en la industria alimentaria, la cual aplicó este método para cumplir con varios objetivos. Por ejemplo:

• Reducir el nivel de desperdicio en sus plantas productoras.
• Eliminar las horas muertas entre cada ciclo productivo.
• Mejorar la producción, controlando constantemente el flujo y los materiales para ofrecer un producto de máxima calidad.

La gran multinacional tecnológica de origen japonés utiliza este método desde hace más de 3 décadas. Su objetivo es obtener una producción “cero errores”, cuidando paso a paso la ejecución de sus procesos (El Cronista, 2022).

Para finalizar, es importante señalar que el método Kaizen acompaña el crecimiento de los negocios con cambios paulatinos y sencillos de implementar. Póngalos en práctica para aumentar la eficiencia y productividad de su gestión administrativa.

Referencias bibliográficas

• El Cronista. (2022, 20 de abril). Método Kaizen: los secretos del sistema japonés que usan Toyota y Sony. https://www.cronista.com/apertura/empresas/metodo-kaizen-los-secretos-del-metodo-japones-que-usan-toyota-y-sony/
• Zalazar, M. (2023, 29 de julio). Filosofía Kaizen: las 5 claves del método japonés que ya aplican más de 100 empresas argentinas. Infobae. https://www.infobae.com/economia/2023/07/30/filosofia-kaizen-las-5-claves-del-metodo-japones-que-ya-aplican-mas-de-100-empresas-argentinas/