Cómo elaborar un presupuesto: guía práctica paso a paso

Saber cómo elaborar un presupuesto bien estructurado permite alcanzar el éxito en cualquier negocio. Este ayuda a controlar gastos, evitar el sobreendeudamiento, planificar inversiones y alcanzar sus objetivos financieros.

Por ello, le recomendamos esta guía paso a paso. ¡Siga la lectura!

Un plan de ahorro tiene características y objetivos diferentes. Es importante conocerlos para determinar en qué invertir.

A continuación, detallaremos algunas opciones.

El primer paso es identificar todas sus fuentes de ingresos y gastos. Por ejemplo, si tiene una tienda, incluya ingresos por ventas y costos de arriendo, servicios y mercadería.

Para lograr un mejor control, divida los ingresos en categorías, como ventas directas e ingresos por servicios adicionales. Asimismo, clasificar los gastos en operativos, administrativos y financieros, lo ayudará a visualizar en qué se invierte el dinero.

Un presupuesto debe estar alineado con el plan estratégico de una empresa. Defina objetivos de crecimiento y rentabilidad realistas para los próximos meses o años.

Estas metas deben ser medibles y alcanzables. ¿Cómo elaborar un presupuesto que incluya objetivos concretos? Por ejemplo, puede proponerse aumentar las ventas en un 10% en el próximo trimestre o reducir costos operativos en un 5% anual.

Aprenda a distinguir entre los gastos esenciales y aquellos que pueden reducirse o eliminarse. Por ejemplo, realice una optimización de procesos administrativos digitalizando sus comprobantes para reducir gastos de papelería.

Descargue las plantillas de Microsoft para facilitar la clasificación de los egresos de su negocio. Para optimizarla, revise periódicamente sus gastos y busque alternativas más económicas sin comprometer la calidad.

Siempre es recomendable destinar un porcentaje de los ingresos extra al ahorro. Este colchón es útil para emergencias o para reinvertir en el negocio. Establezca un porcentaje fijo de ahorro en cada ciclo financiero. Por ejemplo, aparte el 5 % de cada venta para su fondo de contingencia.

Existen muchas herramientas que facilitan la gestión de proyectos financieros. Las planillas de Excel o las aplicaciones como QuickBooks  ayudan a mantener el control de ingresos y gastos.

El uso de estas herramientas también automatiza procesos contables. ¿Cómo?

• Por ejemplo, a configurar alertas para realizar pagos.
• Asimismo, a generar reportes financieros.
• También, a evaluar tendencias de ingresos y egresos.

Es importante proyectar los ingresos, además de egresos a corto y mediano plazo. Un restaurante en la ciudad, puede analizar sus ventas pasadas para estimar sus ingresos futuros.

Estas proyecciones deben basarse en datos concretos como épocas específicas del año, cambios en el mercado y comportamiento de clientes. Considere estos factores para ajustar el presupuesto de manera más precisa.

El mercado es dinámico y los costos varían. Adaptar el presupuesto según la inflación o cambios en la demanda, le permite optimizar procesos.

Realice evaluaciones periódicas para identificar oportunidades de mejora. Por ejemplo, si detecta que los costos de materia prima han aumentado, podría buscar proveedores alternativos o ajustar los precios de venta para mantener su rentabilidad.

Este sistema monitorea el cumplimiento del presupuesto y evalúa el desempeño financiero de la empresa. Ayuda, además, a visualizar si las metas se están alcanzando. Desde Smartsheet podrá descargar una plantilla de cuadro de mando integral y editarla según sus necesidades.

Al mismo tiempo, este enfoque facilita la toma de decisiones al proporcionar información en tiempo real sobre el estado financiero del negocio.

Además de saber cómo elaborar un presupuesto, necesita conocer al detalle sus indicadores de productividad. Por ejemplo, su margen de ganancia, rotación de inventarios, valor del ticket promedio y costos operativos.

Estos indicadores deben revisarse periódicamente para detectar áreas de mejora. Por ejemplo, si nota que la rotación de inventarios es baja, podría implementar promociones para vender los productos estancados.

Bien implementada, una auditoría interna permite detectar desviaciones en el presupuesto y corregirlas a tiempo. Un dueño de una ferretería debe revisar sus compras mensuales para asegurarse de que no haya desperdicios.

Además, estas auditorías ayudan a prevenir fraudes y mejorar la eficiencia operativa. Implemente controles internos como revisiones cruzadas y conciliaciones bancarias para fortalecer la transparencia de su negocio.

Ahora que conoce cómo elaborar un presupuesto y su papel en el proceso administrativo de cualquier empresa. Aplique estos 10 pasos para mejorar la salud financiera de su negocio y tomar decisiones informadas.

Referencias bibliográficas

• Actualícese. (2025, 30 de enero). Caso práctico de presupuestos y proyecciones financieras para una pyme. https://actualicese.com/caso-practico-de-presupuestos-y-proyecciones-financieras-para-una-pyme/?srsltid=AfmBOoqUDqyycEVs-RLL2cp43dhsgkOVMBIGHq9am6BiecVYWI3CUtlJ
• Madiedo, S. (2024, 15 de mayo). ¿Cómo elaborar presupuestos financieros efectivos? TodoStartups. https://www.todostartups.com/22/186121/como-elaborar-presupuestos-financieros-efectivos