Priorizar tareas: 5 tips para lograrlo

En un entorno multipantalla como el actual, priorizar tareas se ha vuelto fundamental para la productividad. Cualquier cosa o situación puede implicar distracción y todo puede hacernos perder tiempo, dependiendo del momento en que lo realicemos.

Es usual llegar al escritorio con un objetivo en mente, por ejemplo, enviar un mail importante, y no realizarlo. Nos enfocamos en atender algo más.

Por esta razón, la gestión de tiempo es crucial. Nos encontramos en un momento donde distraerse es muy sencillo.  Y por distracción no solo se entiende al ocio, hay tantas cosas por hacer que cuesta enfocarse. La única manera de poder lograr los objetivos, es aprender a priorizar tareas.

En un clima laboral, donde se trabaja tanto con la computadora como con el teléfono, cobra relevancia saber priorizar tareas. De hecho, un liderazgo transformacional implica fomentar metodologías de trabajo ordenadas. 

Por eso, compartimos 5 tips para aprender a hacerlo.

Realizar una lista de tareas para aprender a priorizar es algo que suele recomendarte, pero no siempre funciona. Es por eso por lo que nosotros preferimos la metodología de la matriz de Eisenhower. Para aplicarla, primero hay que dibujar un cuadro y dividirlo en 4.

En los dos espacios superiores se recomienda anotar las cosas importantes y en los inferiores las no tan importantes. 

Para ser más específicos, las tareas se deben distribuir de la siguiente forma:

• Primer cuadrante: anotar las cosas urgentes, las que tienen fecha de entrega pronta.
• Segundo cuadrante: anotar las tareas que pueden programarse para un futuro. Son importantes, pero no requieren una ejecución inmediata.
• Tercer cuadrante: en este espacio se anotan las tareas que pueden delegarse.
• Cuarto cuadrante: es el espacio para agregar las tareas ya realizadas.

Al aprender a priorizar tareas se puede aumentar la satisfacción laboral, porque se cumplen los objetivos de forma más eficiente.

En este caso y tarea, la tecnología puede ser una gran aliada. De hecho, hay herramientas digitales que ayudan a organizar el calendario y priorizar la lista de tareas (Hotmart, 2022).

Estas son algunas que podrían servir:

• Trello: sirve para compartir listas de tareas entre los miembros de un equipo de trabajo.
• Habitica: usa la gamificación para facilitar el cumplimiento de tareas. Las tareas aparecen como si fueran metas y conforme se realizan, otorga puntos
• Google My Tasks: es la función de tareas de Google, la cual es muy útil porque se sincroniza con el correo electrónico.

Parece contradictorio, pero una forma de ser más productivo es haciendo solo lo que se tiene capacidad de hacer. Teniendo presente lo anterior, es importante ser realista al calcular el tiempo que una actividad requiere.

Compartimos ejemplos de una programación equilibrada:

• Realizar 3 tareas urgentes.
• Programar una tarea estratégica.
• Destinar media hora a distracciones o descansos.

Hasta ahora te hemos recomendado establecer prioridades, así que te hablaremos de otro método que lo maneja de una forma muy distinta. ¿Quieres aprovechar mejor tus competencias blandas? Este método es ideal.

Te hablamos del principio de Pareto. Esta regla afirma que el 20 % del esfuerzo repercute en el 80 % de los resultados (Budon, 2022).

Para establecer prioridades con este método se debe hacer una lista con las 5 cosas más importantes. De esas 5 tareas, hay que seleccionar tres, luego dos y por último, una. Esa es la tarea a la cual hay que ponerle más esfuerzo.

La honestidad es una de las claves para priorizar tareas. Es por eso, por lo que es de utilidad hacer un ejercicio de autoevaluación para determinar en qué momento del día se es más productivo. 

Hay personas que amanecen con mucha energía, pero hay otras que están más lúcidas durante la tarde. Al conocer el proceso individual, se podrá destinar las tareas más complicadas para el momento del día más productivo.

Examínate, conócete y aprovecha las herramientas que detectan el control de lo que haces en el computador y celular. Estas te contarán cuánto tiempo pasas en cada uno y en qué página o aplicación. Así sabrás en qué momento o tarea te enfocaste más. Hay muchos de estos programas, pero un ejemplo de ello es DeskTime.

Por último, priorizar tareas trae beneficios a corto, mediano y largo plazo. Algunos de ellos son:

• Mejorar la productividad.
• Obtener mejores resultados.
• Reducir el estrés.

Con los consejos que acabamos de compartir tanto un líder como su equipo podrán beneficiarse de la priorización de tareas. No olvides aplicar cualquier de estos métodos.

Referencias bibliográficas

• Asana. (2024, 29 de enero). La matriz de Eisenhower: cómo priorizar tu lista de tareas pendientes.  https://asana.com/es/resources/eisenhower-matrix
• Budon, A. (2022, 20 de diciembre). Cómo priorizar tareas correctamente cuando todo es importante. Bitrix24. https://www.bitrix24.es/articles/como-priorizar-tareas-correctamente-cuando-todo-es-importante.php#aplica-el-principio-de-pareto-para-establecer-prioridades
• Hotmart. (2022, 1 noviembre). ¿Cómo establecer prioridades de tus tareas de forma eficiente? https://hotmart.com/es/blog/establecer-prioridades-tareas