Flujo de caja: errores en su gestión y técnicas para evitarlos

Todo negocio necesita saber con cuánto efectivo cuenta realmente para pagar sus deudas y seguir operando sin contratiempos. A esta información se le conoce como flujo de caja, y su correcta gestión es esencial para mantener la solvencia empresarial.

Por eso, conviene conocer cuáles son los errores más comunes que las empresas cometen al gestionar su flujo de efectivo. Y más importante aún, qué técnicas se pueden aplicar para evitarlos y así garantizar la estabilidad financiera.

El flujo de caja es uno de los principales estados financieros utilizados para evaluar la salud financiera de las empresas. Este indicador hace posible conocer la cantidad de dinero que entra y sale de un negocio o un particular.

Incluso el más mínimo error en su gestión puede generar toda una montaña de problemas, desde insolvencias hasta deudas. Quedarse sin efectivo suficiente para cubrir gastos básicos o para invertir puede ser el principio de un viaje en picada. Para evitarlo, hay que estar atento a no cometer errores como los siguientes:

Una empresa que subestime sus gastos corre el riesgo de quedarse sin efectivo para cubrir los costos de operación implicados. Ante esta realidad, puede que termine atrasándose en el pago a proveedores, lo que genera interrupciones en la producción. O quizá se vea en la necesidad de endeudarse para cumplir a tiempo con los plazos de pago.

Para no caer en este error tan común, negocios e individuos deben acostumbrarse a realizar presupuestos detallados. Es imperioso que incluyan todos los gastos posibles, desde los periódicos hasta los gastos imprevistos. Asimismo, conviene realizar revisiones trimestrales de los presupuestos para actualizarlos conforme a la variación de precios.

La falta de previsión es otro error en el que empresas e individuos caen mientras gestionan su flujo de caja. La inexperiencia o la falta de asesoría hacen que no se anticipen adecuadamente a las necesidades de efectivo futuras. En consecuencia, pierden buenas oportunidades de inversión o son sorprendidos por periodos críticos de baja actividad.

La mejor estrategia para evitar este tipo de problema consiste en elaborar un flujo de caja proyectado. Esta técnica prevé la cantidad de efectivo que entrará y saldrá de la empresa durante un periodo futuro. Así, se pueden tomar medidas preventivas ante posibles faltantes de efectivo, o planificar inversiones y gastos con el posible excedente.

Para realizar una proyección precisa del flujo de efectivo durante un periodo determinado, es necesario:

• Estimar los ingresos del periodo, basándose en el historial de los últimos meses o sumando las facturas pendientes de cobro.
• Estimar los egresos del periodo, clasificando el pago de compromisos en rubros como ‘Proveedores’, ‘Empleados’, ‘Servicios’, ‘Impuestos’, ‘Publicidad’, ‘Inversiones’, etc.
• Calcular el flujo de efectivo neto, restando los egresos estimados a los ingresos proyectados. Este dato ayuda a saber si el negocio contará con el efectivo suficiente para cubrir los costos operativos mes a mes.

Pensemos en una empresa que ofrece condiciones de pago flexibles sin monitorear los pagos atrasados de sus clientes. Como consecuencia, los ingresos no entran cuando deberían, dejando al negocio sin el efectivo necesario para cubrir sus propias obligaciones. ¿Cuál fue el error? La ineficiente administración y control de los ingresos recibidos, que a su vez genera inconsistencia en el flujo de efectivo.

Para evitar este problema, hay que asegurarse de que los clientes paguen, y que lo hagan a tiempo. Desde el mismo principio de la relación comercial, es importante establecer políticas de pago claras (plazos, límites de crédito, etc.).

Además, hay que monitorear los pagos de los clientes regularmente y enviarles recordatorios antes y después de vencidas las facturas. En este sentido, un software de gestión financiera resulta muy útil para mantener un control riguroso sobre las cuentas por cobrar.

Por supuesto, la correcta gestión del flujo de efectivo es posible solo si se trabaja en equipo. Si todos los implicados en el proceso están bien informados y capacitados, es más fácil identificar y evitar los errores. La comunicación abierta, la asesoría profesional y el acceso a manuales y recursos financieros son de gran ayuda al respecto.

Gestionar el flujo de caja es el talón de Aquiles de muchos negocios, pero no tiene que ser el suyo. Basta con conocer los errores comunes y aplicar técnicas de eficacia probada para evitarlos. Así, se asegura de siempre contar con el efectivo necesario para mantener la solvencia empresarial y aprovechar las oportunidades de inversión.

Referencias bibliográficas

• Kiziryan, M. (2024, 3 de mayo). Flujo de caja: Qué es, tipos y usos. Economipedia. https://economipedia.com/definiciones/flujo-de-caja.html 
• Munich Business School (s.f.). Diccionario de estudios empresariales. Flujo de caja. https://www.munich-business-school.de/es/l/diccionario-de-estudios-empresariales/flujo-de-caja
• PNC Insigths. (2023, 3 de mayo). Las 5 principales causas de problemas de flujo de caja. https://www.pnc.com/insights/es/small-business/manage-business-finances/biggest-causes-of-cash-flow-problems.html
• Swanepoel, O. (2024, 10 de abril). 8 errores comunes en el flujo de caja (y cómo prevenirlos). Shorts. https://blog.shorts.uk.com/8-common-cash-flow-mistakes-and-how-to-prevent-them